Ни одна компания не обходится без документооборота, более того на ведение и учет всех входящих/исходящих, архивных и актуальных документов компания тратит порой до 10% общих затрат. Стоит отметить и то, что через бумажный документооборот нередко происходят утечки важных данных и даже коммерческих тайн. Поэтому печать и копирование документов всегда находится под пристальным вниманием.
В каждой компании строго ведется учет всех распечатываемых и копируемых документов, чаще всего для этого используются комплексные электронные системы, которые и обеспечивают информационную безопасность. Что позволяет сделать комплексный подход к учету?
- Проконтролировать все движения документов, которые готовятся к печати или копированию,
- Просмотреть и вести учет использование печатного оборудования и снизить риск использования его в личных целях,
- Упрощают техобслуживание печатной техники.
При помощи электронного доступа можно создать специальные допуски для конкретных лиц, которые могут распечатывать или копировать документы, это полностью исключает вероятность несанкционированного вывода на печать или копирование того или иного документа.
Примечательно и то, что контроль над документооборотом позволяет максимально оптимизировать расходы на расходные материалы. Зная, кто и когда пользуется печатью, сколько необходимо распечатать документов, и в каком объеме, можно предположить используемый ресурс картриджа печатного устройства.
Строгий учет всех операций, производимых с печатной техникой, позволяет оптимизировать расходы на все расходные материалы, использовать для печати качественные картриджи оригинального производства.
Иногда компании, исходя из различных побуждений, не учитывают строго документооборот, и сталкиваются с тем, что им постоянно приходится закупать расходные материалы. Случается, что после внедрения электронных систем и после замены печатной техники, на складах обнаруживаются неиспользованные картриджи. Если они оригинального производства, срок годности не истек и упаковка не повреждена, такие картриджи можно продать. Нашей компанией осуществляется скупка картриджей различных фирм и брендов, оригинального производства. Оптимизируйте затраты на расходные материалы, продайте все неиспользуемые картриджи и верните деньги в оборот компании.
